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国际大型会议的举办经验及对我们的启示
发布日期: 2012-11-06  访问量:

近年来,随着国内经济社会的迅速发展,与国际接轨,不断扩大城市的国际影响力和知名度已成为许多地方的共识,在当地党委政府的领导和重视下,一些地方几乎每年都会举办一些国际性会议和论坛。这些地方在积累了不少办会的成功做法和经验的同时,也存在着部分值得商榷的方面。据笔者观察,有些地方举办的一些国际会议,相比较国外此类会议的一般性做法存在着以下几方面差异:

一、主办主体不同。地方国际性会议多由当地政府主办,或由当地政府与国内的某全国委员会、协会(联盟)等联合主办,实际各项具体工作都是由地方政府及政府的各相关部门来完成和落实,这使得办会成了一项政府行为,或城市行为。而一般性的国际会议通常是由一个国际组织,一个专业协会或机构主办,承办方有可能是这些机构本身,也有可能是当地的与此专业领域相关的组织和机构,具体工作由承办方的组委会或交给专业的会展公司来执行。此等会议是非政府行为,是组织行为。

二、会议参加者不同。地方国际性会议邀请对象多为国内外城市的市长或官方代表、国际组织和国际机构的代表或某些专家等等,基本上以城市为单位进行操作。一般性的国际会议因其通常局限在某个具体领域,与会者大多为该领域内的专家、学者、企业家、参与者等等,有共同的专业知识背景或者一定的利益关系,这决定了在该会议的办会史上其面对的服务群体是相对固定的,保证了参会者的可持续性。

三、会议主题不同。以我市每年举办的“中国扬州·世界运河名城博览会”为例,自举办以来,其主题分别涉及大运河的申遗、运河城市产业结构优化和可持续发展、运河城市历史文化遗产保护和传承、在经济危机背景下运河城市旅游业的发展、运河城市低碳经济的发展等诸多方面,为参会的城市领导者、决策者和专家们提供了分享信息和交流经验的机会。宗旨是把各自所在的城市建设得更加美好。一般性的国际会议通常是以某个专业领域内的发展趋势或具体问题作为会议的主题,宗旨是如何在该领域内取得更好的发展。

鉴于以上异同,笔者试以参加过的世界运河大会为例,参照国外大型国际性会议的一些经验和合理做法谈谈对我们办会一些方面的启示。

一、会议的注册。世界运河大会(World Canal Conference,简称WCC)是在内河航道国际(Inland Waterway International, 简称IWI)的支持和倡导下,以内陆河道及人工运河的管理、利用和发展为主题的专业性国际会议,目前每年举办一次。会议主办方一般提前一年就制作出并公布该会议的专门英文网站用于会议注册、论文收集和宣传,并在前一年的世界运河大会上就对外发布。例如,2010的主办方美国的罗切斯特市在2009年在塞尔维亚举行的世界运河大会上就发布了他们的专门网站:http://www.wccrochester.org。每个参会者都可以通过该网站完成从报名注册,缴纳费用,提交论文到查询日程的所有功能,网站内容更新及时为国际的参会者提供了巨大的便利。

我们的国际性会议在邀客方面往往停留在传统的一对一邀请模式和信息传递模式方面,由具体人员“挂钩”联系具体的邀请对象,这种做法耗费巨大的人力成本和时间成本。

二、会议的形象设计。作为一场高水平的国际会议,清晰、完整的会议形象设计是必不可少的。大会需要通过整体的形象包装来提升自身的识别度,通过一个简单而鲜明的符号,也就是大会的Logo,将复杂的事物简单抽象成一个标识,它是整个会议形象、特征、信誉、文化的综合与浓缩,它虽然只是一个代号,但却传播着十分丰富的内容。大会在不同的场合通过不同的方式反复出现这个标识,从视觉的角度强调了大会的存在感,时刻增强与会者的参与意识和认同感。

世界运河大会成功地做到了这一点。每届大会都有一个会标,这个标志被印制在几乎一切与大会有关的物品上,如代表证、纪念T恤、笔记本、纪念笔、志愿者的工作服上、大会用车、宣传册、宣传海报、发言者的PPT、整理印刷的论文集、礼品袋、参观点的讲解牌等等。值得一提的是,2009年的主办方还制作了一个印有大会名称和Logo的X型展架和一个便携式的资料架,让大会志愿者随身携带,每到一个参观点便展开摆放在那里。这样一来,即使在户外活动时,大家也时刻意识到自己是在参加世界运河大会,摄影记者和摄像记者取景时也能非常方便和直观地反映出画面中的人物是在参加世界运河大会。

现在地方国际性会议虽然也有自己的会标,但出现和使用的频率比较低。我们可以借鉴国外的做法,开发更多的会议纪念衍生品,比如杯子,T恤,纪念衬衫和纪念笔等等,更好地打造,宣传和推广会议品牌。

三、会议的现场管理。每届世界运河大会正式的会议发言部分共有3天时间,并把所有演讲人的发言内容归类为几个大的主题,如运河的使用,运河的游览开发,运河历史遗存的保护等等。每个主题下大约有5-6个发言人,每天上午和下午的时间又分作上下半场,休息时设有茶歇,每个发言者约有15分钟的发言时间,发言时均制作有相应的幻灯片。所有的发言者无论国籍都使用英语发言,大会不提供翻译服务,参会者都用英文交流。

由于整个会议发言的时间跨度比较长,且安排了不同主题的演讲在不同的会议室同时进行,大家可以选择自己感兴趣的主题听讲。这样一来,参会者都有发言的机会。

我们的国际会议或论坛正式会议常常只有一天时间,而且都是集体型大会,这就导致发言的时间非常有限,不能保证每个参会者都有发言的机会,根据以往的经验这一点往往也容易导致矛盾的产生。我们可以借鉴世界运河大会的办会模式,做到大会和分论坛相结合,为更多的与会者创造发言和交流的机会。

四、会议的游览活动。世界运河大会是一个专业性比较强的国际性会议,参会人员大部分都是从事与内河及运河管理、开发和旅游发展相关的工作,或者是运河的使用者,也就是拥有自己的船只,经常在内河及运河往返行驶的人们。每年的世界运河大会都由会前考察、会议发言和会后考察三部分组成,除了坐在会议室里听取代表发言以外,会方安排的参观和考察活动都紧紧围绕运河这一主题。参观点并不局限在会议的举办地,参观范围会延伸到车程在1到2小时左右的各处河道、船闸、泵房和水利设施等运河工业和文化遗迹,并在每个参观点都设有专门为此次会议所制作的讲解牌,讲述该设施的历史情况,有的参观点专门布置了相关历史图片的展览,有的参观点还安排了专人做PPT演示讲解。

通过考察内容的安排可以看出所有的参观都是围绕着专业的主题,为真正关心运河发展的人们提供了一个交流的平台。

我们也可以借鉴考察游览和会议日程分开的做法,让与会者自主选择感兴趣的内容参加,加大参会的灵活性和会议考察的多样性。

五、会议的财务管理。世界运河大会的经费主要来自三个方面:举办方政府的支持、社会各界赞助、会议代表会费。以2010年美国罗切斯特的世界运河大会为例,该会议的几个主要承办单位纽约州运河管理局、纽约州运河协会、伊利运河遗产廊道委员会、门罗郡政府、罗切斯特市政府、Bergmann公司分别给予了一定数额的资金支持。The Rivers Organization公司(一家专业会展公司)则通过市场运作的方式筹措部分资金,它为社会各界参与运河大会提供了不同层次、场所、方式的赞助包,如广场活动展位购买、会场展位购买、餐饮赞助等。大会的主要费用来源是会议代表的会费。本届大会的会前游览和会后游览都会分别标价,住宿的酒店也有明确的价格,与会者根据自身的情况和要求进行个性化的选择,参加论坛的人员也根据参加的天数明确不同的收费标准。为了鼓励大家参会,通常会向提前注册者提供折扣。

我们的一些地方国际性会议却常常需要政府出资,对参会的人员不收取任何费用,甚至还要承担对方的国际旅费。在这一方面,我们可以参照通行的国际惯例做出适当的调整,向与会者合理地收取住宿及参会的费用。

                                            (朱媛  扬州市外办)

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